仕事の種類によりますが
上司から指示をされることは沢山有ります。
IT関連の仕事をしていたときは
上司から仕事の内容と方向性
どのような仕様を求められているかを
詳細に説明されました。
もちろん、その説明の内容に沿った
仕事をしなければなりません。
そんなことは当たり前ではないかと
思うかもしれませんが、
上司の話をしっかりと聞いていても
求められている方向性と少しずれることがあります。
新人ころは時に経験がないために
何を求められているかがしっかりと
理解できてないことがあります。
昔、人に言われたことですが
人に言葉で説明した場合は
6割正しく伝わっていればいいほうだと
言われたことがあります。
どんなに丁寧に説明しても
その話の受け手の理解力によって
いかようにも受け取られます。
人から話されたことを
しっかり理解するためにはどうすれば
よいかを考えていきましょう。
指示を受けるときのビジネスマナー
上司の話を間違えないためにしなければいけないこと
新人のときにはありがちですが
上司の指示を間違えずに行わなければなりません。
そのためにはどうすればよいかを
考えないといけません。
では、上司から呼ばれたところからの
ビジネスマナーを理解しましょう。
まず、上司が貴方の名前を呼んだら
今やっている仕事の手を止めて
すぐに「はい」と返事をしましょう。
そして、上司の席まで行きます。
それから、上司の指示を聞きましょう。
すぐに返事が出来ない場合は
返事が出来るようになったら
謝罪の言葉を伝えてから理由と伝えましょう。
仕事をしていて返事ができなかったのに
なぜ誤らないといけないのかという人もいますが
それはその一言が仕事の上での人間関係を円滑にするからです。
上司の指示を聞くさいは
手帳を持っていき、
指示された内容をメモしていきましょう。
たまに、上司の指示を聞いてから
席に戻ってメモを取っている人が
いますがそれでは間違えたり
忘れ手しまう可能性があります。
人は人から話を聞くとその話を
自分の都合のよいういいように変換してしまいます。
記憶力も人間には限界があります。
指示を受けたその場では
分かっているつもりになっても
少し時間が経つと忘れてしまいます。
忘れるたびに上司に確認をしに
行くようなことは上司に迷惑をかけます。
そんなことをすれば上司から
人の話を聞けないやつだと貴方の評価も
急降下することは間違いありません。
そういったことにならないためにも
しっかりと上司の話を聞きながらメモを取りましょう。
また、メモは上司だけではなく
打ち合わせなどでも
しっかり取ることが大切です。
聞いて分かるからといってメモを
取らないと相手からは自分の話を
適当に聞いているのではという勘違いを
されてしまいます。
メモを取るということは
相手へ自分は貴方の話を真剣に
聞いていますよという意思表示にもなります。
さて話は戻って
上司からの指示をメモを取ったら
それで終わりではありません。
最後に疑問点を確認しましょう。
人の話を聞いていれば
色々な疑問が頭に浮かびます。
疑問の多くはその場で聞かないと
あっという間に忘れてしまいます。
疑問に思ったことを聞かないと
勝手に解釈をしてしまい
あとで、他の人に迷惑を掛けることがありますので、
しっかりと確認しましょう。
また、疑問をそのまま聞くのではなく
『○○の件は××のように処理しますがよろしいでしょうか』
といった具合に確認をとりましょう。
分からないからといって
ただ、「わかりません」では
上司には何も考えていない
と思われてしまいます。
疑問点を確認したら
取ったメモの内容を復唱します。
指示がころころ変えられたら
たまに、意見をコロコロ変えてくる上司がいます。
困ったことに、上司の意見をそのまま
書いたとしてもその意見を書き直すように指示してきます。
そういったときは
上司に教えを請うような聞き方をして
上司に直接、書類の問題点を書き込んでもらいましょう。
それから直して書き込んでもらった書類と
修正した書類の両方を上司にもっていきましょう。
そうすれば、大抵の場合は上司も納得します
指示の優先順位は上司に決めてもらう
１つの仕事を１つずつ処理していければ
よいのですが、残念ながら複数の仕事を掛け持ちするのが普通だと思います。
複数の仕事をするときは
優先順位が出てきます。
どの順番で仕事を片付けていくかは
必ず確認を取らなければいけません。
どんな仕事にも期限がありますので
それにあわせて仕事の優先順位を
決めてから上司に確認を取ります。
そうすれば、上司は貴方の仕事に対する
前向きな姿勢を見せることができますし
上司として早めに処理してほしい仕事が
あればそれを指示してくれます。
場合によっては
他の上司や先輩からも仕事を
頼まれることがあるかもしれません。
そういった場合も
あなたに仕事を頼んできた人に
現在、別の指示を受けていることを伝えます。
そしてどちらを優先するかは
あなたが判断するのではなく
２人の上司に判断をお願いしましょう。
人間は２つのことを同時に行うことはできません。
同時にしようとすれば
仕事に混乱をきたすだけです。
あなたが勝手な判断をしてはいけません。
今回の大事なマナー
- 上司の指示を聞くときはメモを取ろう。
- 疑問点があれば必ず確認する。
- 指示を受けたら最後に行うことを復唱します。
- 上司から複数指示を受けたら優先順位を確認する。
