あなたの家の電話には
電話がかかってきますか？
最近では、家に電話がなく
携帯電話のみという方もいるようですね。
それでも、多くの人が家に電話を引いています。
そんな電話には
『家族』
『知り合い』
『会社』
『おれおれ詐欺』と
色々な電話がかかってきます。
さらに、会社の電話なら
『上司』
『お客様』
『取引先』など
かけてくる相手にあわせた
対応をしないといけません。
それでも、どんな電話にも
失礼の応対をするための
基本的なマナーがあります。
電話の対応の基本とは
貴方に電話がかかってきて
相手が名前も名乗りもせずに
用件だけを伝えてきた。
そんな電話を受ければ相手に対して
横柄と感じるのではないでしょうか。
そんな相手の電話には
「今、居りません」と電話を
切ってしまいたくなるかもしれません。
いくら横柄な電話であっても
相手と同じような対応をするのは
考えものだとおもいます。
そんな相手と同じレベルの
応対をする人だと思われたくはないと
思うのではないでしょうか。
そのため、
電話を受けたら相手の名前
関係を聞いておきましょう。
名前だけですと
付き合い広い人だと
同じ苗字の人がいます。
会社などでも同じ部署に
同じ苗字の人がいますので
しっかり確認をしておきます。
例えば
「山田ですが、木山さんお願いします。」
という電話があれば
「どちらの山田様でしょうか？」
と相手との関係を確認しましょう。
確認したら
「いつも木山が、お世話になっております。」
といった一言を添えておきます。
それから、相手の名前を復唱して
確認して電話を保留してください。
「少々お待ちください。山田様ですね？」
よく受話器を手で押さえて
人を呼ぶ人がいますが
電話さきの相手に声が聞こえる場合が
ありますので出来るだけ保留ボタンを
利用しましょう。
電話で呼び出された人が不在の場合は
本人が不在のときに
その人にたいしての電話が
かかってくることはよくあります。
そういう場合は
呼び出した人が不在なことの
お詫びを伝えます。
それからの応対は
- かわり用件をうかがう
- 戻る時間を相手に伝える
- 伝言があるかを聞く
といった対応をしましょう。
例として
「申し訳ございませんが、木山は外出しております。」
かわりに用件をうかがう場合は
「よろしければご用件をうかがっておきましょうか？」
戻る時間がわかるようなら
「13時頃に戻る予定になっております。戻りましたら、こちらからお電話いたしましょうか？」
伝言を聞く場合は
「伝言がございましたら、おうかがいいたしますが？」
のように、相手に対して
親切な対応をこころがけましょう。
折り返し電話を頼まれたら
相手が求めている人が
いつ帰ってくるかわからない場合は
折り返しの電話を願いされることがあります。
そういったときは
「何時頃まででしたらお電話を差し上げてよろしいですか」
と相手の予定を訪ねておきましょう。
聞きなれない人からの電話
聞いたこともないような
相手や会社からの電話がかかってくる場合があります。
そんなときは
相手の電話番号と名前をしっかり
確認しておきましょう。
「失礼がですが、念のために電話番号を伺ってもよろしいでしょうか？」
と確認してください。
親しい人のように装って
勧誘や商品の販売、詐欺などの
電話の可能性もあります。
そういった電話だと思ったら
相手の名前や立場、用件を確認しましょう。
それから本人の不在を伝えて相手の電話番号を伺います。
おわりに
最近では「おれおれ詐欺」や
勧誘の電話などの迷惑電話も
増えてきています。
そのため電話の声だけで
相手との関係を判断するのは
よくありません。
簡単に判断できないからこそ
誰から電話がかかってきてもいいように
感じの良い応対を心がけるようにしましょう。
